Realizzata sin dalla nascita del prodotto Portale Scuola Cloud, l’integrazione di quest’ultimo con ARGO Gecodoc, chiamata “La Segreteria Comunica”, rappresenta da sempre uno degli strumenti di maggior rilievo per pubblicare in maniera diretta e con il minimo sforzo quei documenti in carico alla segreteria che è richiesto divengano informazioni di pubblico dominio.
Ricordiamo che per poterla utilizzare è necessario che il supervisor del Portale Argo abiliti gli utenti preposti per l’invio al sito, accedendo all’area di gestione utenti e fornendo l’unica abilitazione disponibile per Portale Scuola Cloud, definita come “Abilitato alla trasmissione di documenti”.
Recentemente è stata introdotta una miglioria nel programma Gecodoc che consente di avere due vie per pubblicare un documento da Gecodoc direttamente sul sito.
- Dalla lista dei documenti: clic sulla freccia accanto al pulsante “Apri”, quindi su “Invia”, poi “Invia al sito”.
- Dall’interno del documento stesso, tramite clic su “Azioni”, quindi “Invia al sito”.
In entrambe i casi comparirà una maschera che richiederà l’inserimento di quattro campi, tutti obbligatori:
- il titolo (viene lasciato come predefinito quello del documento);
- un testo descrittivo;
- una categoria di appartenenza (descriveremo meglio più avanti come possono essere gestite le categorie);
- almeno un allegato tra quelli presenti nel documento.
Una volta che il contenuto viene pubblicato, compare sul sito web nell’area “La segreteria comunica”, il cui link è:
https://<dominio del sito>.edu.it/la-segreteria-comunica
Generalmente, questo link è già incluso in più punti del sito: per default viene infatti posto nel menu “Top” in alto a destra e, di riflesso, viene riportato nel footer; tuttavia, conoscendo il link, può essere posizionato anche in altri punti del sito (ad esempio in un avviso in home page o in un banner).
Inoltre, sempre per impostazione predefinita, è previsto uno spazio in home page per la funzione “La segreteria comunica”, dove compariranno i tre documenti pubblicati in ordine dal più al meno recente e un rimando al link sopra menzionato; i tre documenti in questione resteranno visibili in home per trenta giorni.
Sia l’opzione che garantisce lo spazio nel menu “Top” che quella che regolamenta la presenza de “La Segreteria Comunica” in home page sono liberamente attivabili e disattivabili da parte del content manager accedendo al percorso “Configurazione -> Opzioni PSC”; da qui è possibile, volendo, procedere all’attivazione/disattivazione del servizio.
Il contenuto dei documenti selezionati per pubblicazione sul sito può essere modificato in qualsiasi momento, così come può essere cancellata la pubblicazione del documento senza che ne resti traccia.
Le categorie di Gecodoc
Tra i campi obbligatori da compilare quando pubblichiamo un documento vi è anche “Categoria”.
Per default Gecodoc mette a disposizione una categoria “Generale”, non modificabile; a essa è possibile aggiungere sino a quattro categorie personalizzabili, per un totale complessivo di cinque categorie.
Le categorie non possono essere eliminate una volta create, ma l’etichetta che le identifica può essere modificata (a esclusione della categoria “Generale”); si accede alla modifica tramite un doppio clic sul nome della categoria che si intende variare.
Uno stesso documento può essere associato a più categorie.
In corrispondenza della creazione di una categoria Argo crea un link che, in automatico, rimanda a un elenco filtrato di tutti i documenti a cui è stata assegnata questa categoria; il content manager può prendere visione di questi link accedendo al percorso “Portale Scuola Cloud -> Supporto -> La Segreteria Comunica”; riportiamo sotto un esempio della schermata in questione.
Ecco come appare lato frontend la schermata relativa alla categoria “Albo Sindacale”: come si può notare, il filtro a sinistra è automaticamente impostato sulla categoria intercettata dal link.
